Obieg dokumentów 7.Programu Ramowego na UAM

Osoba aplikująca do Komisji Europejskiej o dofinansowanie projektu w ramach 7. Programu Ramowego na mocy zarządzenia nr 176 Rektora UAM z 30 września 2010, powinna uprzednio złożyć wypełniony i podpisany przez siebie oraz dziekana wydziału (na którym będzie realizowany projekt) formularz zgłoszeniowy stanowiący załącznik do ww. zarządzenia. (link)

Konsultowanie treści oraz pozyskiwanie podpisów pod umową o dofinansowanie i umową konsorcjum odbywa się poprzez Dział Programów Europejskich.
Oryginały dokumentów merytorycznych z podpisem Rektora winny trafić po podpisaniu przez wszystkie strony do Działu Programów Europejskich.
Osoba mająca pełnić funkcję koordynatora projektu na UAM składa do Prorektora ds. programów europejskich i współpracy z gospodarką wniosek o powołanie jej na to stanowisko, przy akceptacji bezpośredniego przełożonego.
Rektor powołuje koordynatora zgodnie z załącznikiem do ww. zarządzeniu. (link)
Koordynator występuje do Kwestury UAM o utworzenie kont księgowych, które umożliwią rozliczenie przyznanej dotacji (przykład wniosku).
W razie uzasadnionej potrzeby, w celu zachowania płynności realizacyjnej projektu, koordynator może wnioskować do Rektora o prefinansowanie wydatków projektowych ze środków UAM.

Wniosek o zatrudnienie personelu projektu składa na piśmie osoba zainteresowana do Prorektora ds. kadry i rozwoju uczelni, przy akceptacji właściwego koordynatora projektu i dziekana.
Forma zatrudnienia winna być zgodna z zarządzeniem nr 97 Rektora UAM z dnia 30 września 2009r. (link).

Wynagrodzenia podlegają opodatkowaniu, chyba że podatnik złoży oświadczenie własne lub interpretację skarbową zwalniającą go z tego obowiązku. W sprawie ustalenie stawki godzinowej dla pracowników UAM należy zwrócić się do Kierownika Działu Kadr. W Dziale Płac i Stypendiów wynagrodzenia są odbruttawiane zgodnie z aktualnymi wskaźnikami.

Podstawą rozliczenia wynagrodzeń projektu będzie karta czasu pracy (stanowiąca załącznik do zarządzenia nr 97), która powinna być składana co miesiąc w Dziale Płac i Stypendiów.
Koszty pośrednie  wynikające z budżetu projektu pozostają w dyspozycji Kwestury UAM lub w wypadku projektów gdzie ich poziom sięga 60% możliwy jest podział zgodnie z zarządzeniem nr 94 Rektora UAM z 24 września 2009r. (link).
Obsługą księgową projektów zajmuje się Dział Księgowości i Kosztów.

Poza gromadzeniem m.in. rachunków i kart czasu pracy, należy pamiętać także o przechowywaniu kart pokładowych dokumentujących odbycie podróży służbowej związanej z projektem.